Si estás buscando un buen plugin de reservas para WordPress que te permita ofrecer en tu web la posibilidad de que los usuarios puedan concertar una cita, has llegado al artículo adecuado.
En esta guía te desvelaré cuál es el mejor plugin para crear un sistema de reservas en WordPress y te enseñaré a configurarlo paso a paso para que puedas integrar un gestor de reservas y citas online en tu web de forma fácil y rápida. Incluso podrás vincular las citas a tu calendario de Google automáticamente cuando un cliente haga una reserva en tu web para tenerlo todo automatizado.
Y es que el plugin de reservas WordPress que te voy a mostrar, te permitirá crear un calendario con las citas que tú establezcas en menos de 5 minutos y sirve para todo tipo de negocios: Peluquerías, centros de estética, consultas de psicología, academias, clínicas de fisioterapia, restaurantes…
No importa cuál sea tu negocio, ya que utilizar un plugin de reservas en tu web te aportará muchas ventajas a tí y a tus clientes:
- Ofreces la posibilidad de hacer una reserva rápida seleccionando la fecha y hora disponible que más le convenga a cada cliente.
- Aumentas el porcentaje de conversión, ya que los clientes pueden reservar directamente sin tener que rellenar un formulario al que luego tu tengas que contestar con la disponibilidad.
- Te ahorra tiempo en llamadas para concertar las citas con tus clientes.
- Te permite tener una mejor organización de tu negocio.
- Puedes incluir una pasarela de pago para que el cliente pueda reservar y pagar su cita online.
Índice de contenidos
¿Cuál es el mejor plugin de reservas online en WordPress?
A día de hoy existen decenas de plugins de reservas WordPress. Algunos de ellos son gratuitos y otros son de pago. Y como es habitual, los gratuitos tienen muchas limitaciones en cuanto a funcionalidades y diseño. De hecho, muchos de los plugins de reservas WordPress gratis en realidad no son tal cosa, ya que normalmente cuando quieres añadir un calendario con las reservas y que así el usuario pueda escoger el día y la hora, te piden que te pases a la versión premium (de pago claro).
Por tanto, después de haber probado unos cuantos plugins y sistemas de reservas WordPress gratis y premium, hay uno que desde mi punto de vista destaca por encima del resto por su sencillez, por su diseño moderno y personalizable y porque te deja crear un calendario de reservas por días, horas, e incluso por minutos. Hablo de Booked – Appointment Booking for WordPress.
Incluso podrás crear una pequeña área de cliente para que el usuario pueda ver y gestionar sus reservas online desde tu web. Sencillamente un plugin para crear calendarios de reservas en WordPress impresionante que te enseñaré a utilizar en este tutorial.
Guía para crear un sistema de reservas y citas online en WordPress
Lo primero que deberemos hacer será ir a esta web y descargar el plugin de reservas para WordPress Booked. Ahora ve a Plugins > Añadir nuevo. Saldrá un botón que pone «Subir plugin» así que haz clic y escoge el zip que acabas de descargar y haz clic en instalar. Una vez hecho esto, actívalo y ya estarás preparado para crear tu sistema de reservas online en WordPress.
#1 Crea un calendario de reservas
El primer paso es crear un calendario de reservas en tu WordPress. Para ello verás que en el menú de la izquierda aparece un nuevo apartado llamado «Appointments» y debajo otro denominado «Calendars». Pon el nombre que quieras y dale al botón azul de crear nuevo calendario de reservas.
Ahora que ya tienes creado el calendario, ve a Appointments > Settings > Shortcodes y verás que aparecen varios shortcodes. El primero de ellos, llamado [booked-calendar] sirve para mostrar todos los calendarios que hayas creado. El segundo es el que nos interesa a nosotros, ya que es el código del calendario que acabamos de crear en el paso anterior. En mi caso se llama [booked-calendar calendar=115], en tu caso será igual pero variará el número seguramente.
Copialo y pégalo en la página o sección de tu web en la que quieras que aparezca para que tus clientes puedan reservar su cita. Puedes ir a Páginas > Añadir nueva y pegarlo tal cuál o, si utilizas un maquetador como Visual Composer, Divi o Elementor, bastará con que añadas un bloque de texto y pegues el código tal cuál.
Como puedes ver, cuando pegas el código y le das a vista previa, el calendario de reservas WordPress ya aparece. Puedes pegarlo en una página vacía que vayas a dedicar a que los usuarios solo reserven su cita online o, si lo prefieres, puedes pegarlo en alguna parte de una sección que ya tengas creada.
#2 Configuración general del plugin de reservas Booked
Ahora toca empezar a configurarlo así que haz clic en Appointments > General > Settings y aparecerá una ventana con todos los ajustes del plugin como esta:
Vamos a ver cada apartado en detalle y paso a paso para que puedas configurarlo aunque nunca antes hayas creado un calendario de reservas en tu web:
▷ Booking Type
Aquí debes decidir si quieres que los usuarios puedan reservar libremente dejando sus datos de contacto o, si por el contrario, prefieres obligarles a que se registren y se hagan una cuenta de cliente en tu página web. A mi me gusta más la segunda opción, ya que así los clientes tendrán su área privada en la que podrán ver sus reservas en todo momento, así como cancelarlas si no pueden asistir. Para ello marca «Registered Booking»
Cuando hayas hecho esto guarda cambios, sal un momento de la configuración del plugin y ve a Ajustes > Generales y marca la casilla de permitir a los usuarios registrarse en tu web como muestro en este pantallazo.
Vuelve al apartado de ajustes y sigamos con la configuración.
▷ Booking Options
Aquí deberás elegir los campos que el usuario debe rellenar a la hora de hacer una reserva online en tu web. En mi caso selecciona Nombre y apellidos para así poder distinguir a clientes que se llamen igual.
Más adelante te enseñaré otro apartado en el que puedes añadir más campos adicionales a estos.
▷ Appointment Booking Redirect
En este apartado tienes que elegir qué quieres que haga el sistema de reservas de WordPress después de que el usuario haya seleccionado y reservado una cita en tu calendario. Normalmente, lo mejor es llevarle a su página de perfil personal en la que podrá ver su cita con todos los datos, por lo que puedes seleccionar la segunda o la tercera opción.
Todavía no hemos creado la página de perfil personal de cada cliente, pero no te preocupes porque un poco más adelante te enseñaré a hacerlo. Sigue leyendo.
▷ Login Redirect
Si has permitido que los usuarios puedan registrarse en tu web para ver y gestionar sus reservas online, aquí debes decidir a dónde llevarle una vez se haya logueado en su cuenta. Lo normal será llevarle a su perfil o hacer que se recargue la web de nuevo.
▷ Custom Login Tab Content
Aquí simplemente puedes elegir poner un mensaje personalizado que saldrá en el formulario de login. Yo normalmente lo dejo en blanco para que aparezca el formulario lo más limpio posible.
▷ Time Slot Intervals
Aquí tienes que elegir los intervalos de tiempo entre cita y cita. Imagínate que tienes una consulta de psicología y tus citas duran 1 hora. Para ese caso, aparecerán en el calendario las citas previas de 1 en 1 hora entre el horario que elijas un poco más adelante. Si tuvieras una peluquería y cada corte de pelo es de 20 minutos, pues pondrías 20 minutos para que los usuarios pudieran reservar cada 20 minutos una cita (10:00, 10:20, 10:40, etc)
No obstante, si quieres también puedes añadir las citas manualmente con diferentes intervalos según el día y la hora en el apartado que veremos a continuación llamado «Time Slots».
▷ Appointment Buffer
Si quieres evitar que tus clientes reserven citas demasiado cerca de la fecha / hora actual, puedes establecerlo aquí. Por ejemplo, si seleccionas una ventana de buffer de citas de 24 horas, harías que los usuarios no puedan reservar sus citas con menos de un día de antelación.
▷ Prevent Appointments Befor y After Date
Aquí puedes decidir a partir de qué fechas no quieres permitir reservas. Por ejemplo, puedes hacer que en el calendario de reservas solo aparezcan citas en los próximos 2 meses.
▷ Cancellation Buffer
Este apartado sirve para evitar que los clientes que ya han reservado una cita previa a través de tu web puedan cancelarlas demasiado cerca de la fecha / hora actual. Por ejemplo, una ventana de buffer de 1 hora evitaría que los clientes cancelaran sus citas con menos de una hora de antelación.
▷ Appointment limit
Esta opción la puedes utilizar para limitar el número de citas activas que un usuario puede tener a la vez. Esto no incluye citas pasadas, solo las próximas que puede tener.
▷ New Appointment Default
Por defecto, las citas deben aprobarse manualmente cuando los clientes las solicitan. Es decir, el usuario pide su cita previa a través del calendario de reservas de tu web, a tí te llegará un aviso por email para que apruebes la cita. No obstante, si quieres que se aprueben automáticamente, selecciona «Approve Immediately».
▷ Display Options y otras opciones
En estos apartados salen varias casillas que te permiten controlar algunos botones y opciones del calendario como por ejemplo eliminar los fines de semana para que no puedan reservar o no permitir cancelaciones.
▷ Front-End Color Settings
Aquí puedes seleccionar los colores en los que quieres que aparezca el calendario y el tablón de login para tus clientes. Aquí te recomiendo escoger los colores corporativos de tu página web para que el plugin de reservas WordPress Booked se integre a la perfección.
#3 Añade las citas previas en el calendario de reservas online
Una vez ya tienes este apartado configurado a tu gusto, es hora de poner las citas y horas disponibles en el calendario. Para ello, solo tienes que irte a la sección de «Time Slots» del plugin de reservas Booked como ves en el pantallazo.
Aquí verás que puedes ir añadiendo las citas con sus horas y huecos disponibles. Simplemente elige el día de la semana, la hora a la que empieza la cita o sesión, la hora a la que termina y la cantidad de huecos disponibles que hay.
Puedes ir añadiendo cada sesión de una en una haciendo clic en «single», o varias de golpe clicando en «bulk». Sea como sea, tendrás que ir añadiendo las citas al calendario del plugin de reservas e indicar la disponibilidad de cada hora y día.
Una vez ya hayas añadido todas las citas, si te vas a la página que creaste anteriormente (en la que pusiste el shortcode [booked-calendar calendar=115]) verás que ya aparecen en el calendario disponibles para que el usuario las reserve.
Cuando éste haga clic en reservar, se le abrirá un pequeño cuadro para que introduzca sus datos (nombre, apellidos, email, etc) o, si has marcado en el apartado Booking Type para que solo puedan reservar usuarios registrados, les aparecerá una ventana para hacer el login o registrarse si es la primera vez que entran en tu web.
#4 Modifica los campos de reserva que el usuario debe completar
Si quieres modificar los campos que aparecen en el formulario de reserva o añadir campos adicionales, ve al apartado Custom Fields y verás que puedes añadir más. De este modo, harás que el cliente tenga que rellenar o seleccionar los campos que tu elijas antes de realizar la reserva.
Podrás añadir:
- Checkboxes.
- Radio buttons.
- Desplegables.
- Campos de texto para que el usuario puedas escribir anotaciones antes de la reserva.
- Campo único de texto.
- Etc.
Una vez que la persona haya efectuado su reserva, el plugin de reservas WordPress Booked te enviará automáticamente un email de confirmación con la información completa de la cita y del usuario.
Pero no solo a tí, ya que Booked también le enviará al cliente un recordatorio de la cita en el momento de la reserva y, si quieres, un segundo email el mismo día unas horas antes para recordárselo y que así acuda a la cita sin falta.
Estos emails ya están creados y solo tienes que decidir cuáles se mandan y en qué ocasiones. También puedes modificar su contenido desde el apartado de «Emails» del plugin de reservas Booked como te indico en el siguiente pantallazo de este tutorial.
#5 Crea una página de cliente
Lo último que te quedaría por hacer es crear una página para que los clientes que se hayan registrado puedan ver sus citas, pedir otras o cancelarlas en caso de que hayas habilitado esta opción. También podrá añadirla a su calendario de Google clicando en un botón.
Para ello, tan solo tienes que ir a Páginas > Añadir nueva y poner el shortcode [booked-profile]. Puedes pegarlo tal cuál o en un elemento de bloque de texto con el maquetador que utilices. Una vez lo pongas, verás que sale un pequeño cuadro en las que el cliente puede ver todas sus citas pendientes.
Y si quieres ir un paso más allá, te recomiendo que añadas esta página al menú de tu web para que tus clientes puedan acceder fácilmente a ella.
¿Dónde puedo ver las reservas vía web?
Algo que me gusta mucho de este plugin de reservas WordPress es que dispone de un apartado específico con un calendario en el que puedes ver todas las citas que tienes pendientes dentro de tu web.
Para ver las reservas ve al apartado de «Appointments» y aparecerá un calendario con ciertas fechas en rojo. Verás que si haces clic salen todos los detalles de la misma que puedes ver y modificar si es preciso.
Funciones adicionales del mejor plugin de reservas WordPress
Como puedes ver, este plugin WordPress de reservas por horas y días en calendario es muy completo y te permitirá gestionar todo tipo de citas y sesiones de una manera rápida y eficaz. No obstante, existen varios addons gratuitos que puedes descargar e instalar para añadir alguna funcionalidad adicional.
Añade tus reservas a tu Google Calendar de forma automática
Si no te gusta tener que entrar al plugin de reservas WordPress para ver las citas que tienes y prefieres hacer que todas las citas se vinculen con tu calendario de Google Calendar, basta con que instales la extensión gratuita que viene incluida con el plugin Booked y enlaces tu calendario de Google con el plugin booked.
Añade empleados a tus calendarios de reservas en WordPress
Si no estás solo atendiendo las reservas y hay varias personas trabajando contigo, como puede ser en una peluquería, puedes añadir varios perfiles de empleados para que el cliente pueda seleccionar con qué persona quiere pedir la cita y que así cada empleado tenga un calendario propio con toda la información de cada cita.
Lo único que tienes que hacer es instalar el Addon Front-End Agents que viene incluido, crear los perfiles de empleado y agregar un calendario a cada uno como hemos hecho al principio del tutorial. Una vez hayas hecho esto, cada empleado tendrá su propio calendario con sus horarios y citas..
Los empleados podrán acceder a tu web para ver las citas pendientes y el plugin de reservas booked les enviará un email automático cada vez que alguien reserve al igual que lo haría contigo como hemos visto más arriba.
Añade una pasarela de pago al plugin de reservas Booked
Gracias a este Addon gratuito llamado Payments with WooCommerce, podrás hacer que los usuarios puedan pagar sus citas en el momento de la reserva. De este modo, cuando el cliente seleccione una fecha y hora en el calendario de reservas del plugin, le aparecerá el método de pago que elijas (PayPal, Stripe, tarjeta, etc).
Para ello, lo único que tendrás que hacer es instalar WooCommerce y crear un producto simple para tu cita siguiendo estos sencillos pasos:
- Ve a Productos > Añadir producto y dale un nombre, como por ejemplo «Corte de pelo mujer» y un precio
- A continuación, marca la opción de»Booked Appointment Service» para indicarle a WooCommerce que no se trata de producto físico, si no que es una reserva.
- Ahora ve a Citas > Configuración y dirígete a la zona de campos personalizados. Simplemente haz clic en «Paid Service Selector» y agrega el producto que acabas de crear (el corte de pelo).
Y si tienes productos variables que puedan cambiar el precio según ciertos atributos, tienes que hacerlo del mismo modo pero al crear el producto, tienes que seleccionar de tipo variable. Si no sabes cómo hacerlo, aquí te dejo un enlace.
Conclusión: El mejor plugin de reservas WordPress de 2019
Como puedes ver, Booked es un plugin de reservas para WordPress muy completo para crear un sistema de reservas y calendario de citas online en tu web. De hecho, diría que está a la altura de cualquier gestor o motor de reservas web profesional de las grandes plataformas.
Te permite integrar un formulario muy rápidamente y llevar un control de las citas desde tu web o incluso vinculándolas a tu Google Calendar automáticamente. Además, como has visto, puedes hacer que te llegue un email con cada cita para que no se te escape ninguna. Y sinceramente, después de haber probado unos cuantos plugins de este tipo, no encontrarás otro tan completo a un precio tan reducido.
Y para acabar, ya sabes que si tienes alguna duda o conoces otro plugin que esté a la altura de Booked, puedes escribirme en los comentarios.
