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El mejor plugin de reservas para WordPress: Guía Booked para hacer un sistema de reservas

By 2 febrero, 2019 marzo 14th, 2019 No Comments

Si estás buscando un buen plugin de reservas para WordPress que te permita ofrecer en tu web la posibilidad de que los usuarios puedan concertar una cita, has llegado al artículo adecuado.

En esta gu√≠a te desvelar√© cu√°l es el mejor plugin para crear un sistema de reservas en WordPress y te ense√Īar√© a configurarlo paso a paso para que puedas integrar un gestor de reservas y citas online en tu web de forma f√°cil y r√°pida. Incluso podr√°s vincular las citas a tu calendario de Google autom√°ticamente cuando un cliente haga una reserva en tu web para tenerlo todo automatizado.

Y es que el plugin de reservas WordPress que te voy a mostrar, te permitir√° crear un calendario con las citas que t√ļ establezcas en menos de 5 minutos y sirve para todo tipo de negocios: Peluquer√≠as, centros de est√©tica, consultas de psicolog√≠a, academias, cl√≠nicas de fisioterapia, restaurantes…

No importa cuál sea tu negocio, ya que utilizar un plugin de reservas en tu web te aportará muchas ventajas a tí y a tus clientes:

  • Ofreces¬†la posibilidad de hacer una reserva r√°pida seleccionando la fecha y hora disponible que m√°s le convenga a cada cliente.
  • Aumentas el porcentaje de conversi√≥n, ya que los clientes pueden reservar directamente sin tener que rellenar un formulario al que luego tu tengas que contestar con la disponibilidad.
  • Te ahorra tiempo en llamadas para concertar las citas con tus clientes.
  • Te permite tener una mejor organizaci√≥n de tu negocio.
  • Puedes incluir una pasarela de pago para que el cliente pueda reservar y pagar su cita online.

¬ŅCu√°l es el mejor plugin de reservas online en WordPress?

A d√≠a de hoy existen decenas de plugins de reservas WordPress. Algunos de ellos son gratuitos y otros son de pago. Y como es habitual, los gratuitos tienen muchas limitaciones en cuanto a funcionalidades y dise√Īo. De hecho, muchos de los plugins de reservas WordPress gratis en realidad no son tal cosa, ya que normalmente cuando quieres a√Īadir un calendario con las reservas y que as√≠ el usuario pueda escoger el d√≠a y la hora, te piden que te pases a la versi√≥n premium (de pago claro).

Por tanto, despu√©s de haber probado unos cuantos¬†plugins y sistemas de reservas WordPress gratis y premium, hay uno que desde mi punto de vista destaca por encima del resto por su sencillez, por su dise√Īo moderno y personalizable y porque te deja crear un calendario de reservas por d√≠as, horas, e incluso por minutos. Hablo de¬†Booked – Appointment Booking for WordPress.

plugin reservas wordpress

Incluso podr√°s crear una peque√Īa √°rea de cliente para que el usuario pueda ver y gestionar sus reservas online desde tu web. Sencillamente un plugin para crear calendarios de reservas en WordPress impresionante que te ense√Īar√© a utilizar en este tutorial.

Guía para crear un sistema de reservas y citas online en WordPress

Lo primero que deberemos hacer ser√° ir a esta web y descargar el plugin de reservas para WordPress Booked. Ahora ve a¬†Plugins > A√Īadir nuevo. Saldr√° un bot√≥n que pone «Subir plugin» as√≠ que haz clic y escoge el zip que acabas de descargar y haz clic en instalar. Una vez hecho esto, act√≠valo y ya estar√°s preparado para crear tu sistema de reservas online en WordPress.

#1 Crea un calendario de reservas

El primer paso es crear un calendario de reservas en tu WordPress. Para ello ver√°s que en el men√ļ de la izquierda aparece un nuevo apartado llamado «Appointments» y debajo otro denominado «Calendars». Pon el nombre que quieras y dale al bot√≥n azul de crear nuevo calendario de reservas.

plugin de reservas wordpress gratis

Ahora que ya tienes creado el calendario, ve a Appointments > Settings > Shortcodes y ver√°s que aparecen varios shortcodes. El primero de ellos, llamado [booked-calendar] sirve para mostrar todos los calendarios que hayas creado. El segundo es el que nos interesa a nosotros, ya que es el c√≥digo del calendario que acabamos de crear en el paso anterior. En mi caso se llama [booked-calendar calendar=115], en tu caso ser√° igual pero variar√° el n√ļmero seguramente.

sitema cita previa online wordpress

Copialo y p√©galo en la p√°gina o secci√≥n de tu web en la que quieras que aparezca para que tus clientes puedan reservar su cita. Puedes ir a P√°ginas > A√Īadir nueva y pegarlo tal cu√°l o, si utilizas un maquetador como Visual Composer, Divi o Elementor, bastar√° con que a√Īadas un bloque de texto y pegues el c√≥digo tal cu√°l.

descargar plugin reservas wordpress

Como puedes ver, cuando pegas el código y le das a vista previa, el calendario de reservas WordPress ya aparece. Puedes pegarlo en una página vacía que vayas a dedicar a que los usuarios solo reserven su cita online o, si lo prefieres, puedes pegarlo en alguna parte de una sección que ya tengas creada.

#2 Configuración general del plugin de reservas Booked

Ahora toca empezar a configurarlo así que haz clic en Appointments > General > Settings y aparecerá una ventana con todos los ajustes del plugin como esta:

plugin cita previa wordpress

Vamos a ver cada apartado en detalle y paso a paso para que puedas configurarlo aunque nunca antes hayas creado un calendario de reservas en tu web:

‚Ė∑ Booking Type

Aqu√≠ debes decidir si quieres que los usuarios puedan reservar libremente dejando sus datos de contacto o, si por el contrario, prefieres obligarles a que se registren¬†y se hagan una cuenta de cliente en tu p√°gina web. A mi me gusta m√°s la segunda opci√≥n, ya que as√≠ los clientes tendr√°n su √°rea privada en la que podr√°n ver sus reservas en todo momento, as√≠ como cancelarlas si no pueden asistir. Para ello marca «Registered Booking»

mejor plugin de reservas wordpress

Cuando hayas hecho esto guarda cambios, sal un momento de la configuración del plugin y ve a Ajustes > Generales y marca la casilla de permitir a los usuarios registrarse en tu web como muestro en este pantallazo.

calendario reservas wordpress

Vuelve al apartado de ajustes y sigamos con la configuración.

‚Ė∑ Booking Options

Aquí deberás elegir los campos que el usuario debe rellenar a la hora de hacer una reserva online en tu web. En mi caso selecciona Nombre y apellidos para así poder distinguir a clientes que se llamen igual.

plugin-reservas-gratis

M√°s adelante te ense√Īar√© otro apartado en el que puedes a√Īadir m√°s campos adicionales a estos.

‚Ė∑ Appointment Booking Redirect

En este apartado tienes que elegir qué quieres que haga el sistema de reservas de WordPress después de que el usuario haya seleccionado y reservado una cita en tu calendario. Normalmente, lo mejor es llevarle a su página de perfil personal en la que podrá ver su cita con todos los datos, por lo que puedes seleccionar la segunda o la tercera opción.

descargar plugin de reservas para wordpress

Todav√≠a no hemos creado la p√°gina de perfil personal de cada cliente, pero no te preocupes porque un poco m√°s adelante te ense√Īar√© a hacerlo. Sigue leyendo.

‚Ė∑ Login Redirect

Si has permitido que los usuarios puedan registrarse en tu web para ver y gestionar sus reservas online, aquí debes decidir a dónde llevarle una vez se haya logueado en su cuenta. Lo normal será llevarle a su perfil o hacer que se recargue la web de nuevo.

descargar plugin de reservas wordpress gratis

‚Ė∑ Custom Login Tab Content

Aquí simplemente puedes elegir poner un mensaje personalizado que saldrá en el formulario de login. Yo normalmente lo dejo en blanco para que aparezca el formulario lo más limpio posible.

crear formulario de reservas para wordpress

‚Ė∑ Time Slot Intervals

Aquí tienes que elegir los intervalos de tiempo entre cita y cita. Imagínate que tienes una consulta de psicología y tus citas duran 1 hora. Para ese caso, aparecerán en el calendario las citas previas de 1 en 1 hora entre el horario que elijas un poco más adelante. Si tuvieras una peluquería y cada corte de pelo es de 20 minutos, pues pondrías 20 minutos para que los usuarios pudieran reservar cada 20 minutos una cita (10:00, 10:20, 10:40, etc)

como crear un formulario de reservas online web

No obstante, si quieres tambi√©n puedes a√Īadir las citas manualmente con diferentes intervalos seg√ļn el d√≠a y la hora en el apartado que veremos a continuaci√≥n llamado «Time Slots».

‚Ė∑ Appointment Buffer

Si quieres evitar que tus clientes reserven citas demasiado cerca de la fecha / hora actual, puedes establecerlo aquí. Por ejemplo, si seleccionas una ventana de buffer de citas de 24 horas, harías que los usuarios no puedan reservar sus citas con menos de un día de antelación.

sistema citas previas wordpress

‚Ė∑ Prevent Appointments Befor y After Date

Aquí puedes decidir a partir de qué fechas no quieres permitir reservas. Por ejemplo, puedes hacer que en el calendario de reservas solo aparezcan citas en los próximos 2 meses.

plugin reservas wordpress

‚Ė∑ Cancellation Buffer

Este apartado sirve para evitar que los clientes que ya han reservado una cita previa a través de tu web puedan cancelarlas demasiado cerca de la fecha / hora actual. Por ejemplo, una ventana de buffer de 1 hora evitaría que los clientes cancelaran sus citas con menos de una hora de antelación.

crear sistema de reservas web

‚Ė∑ Appointment limit

Esta opci√≥n la puedes utilizar para limitar el n√ļmero de citas activas que un usuario puede tener a la vez. Esto no incluye citas pasadas, solo las pr√≥ximas que puede tener.

Cual es el mejor plugin de reservas 2019

‚Ė∑ New Appointment Default

Por defecto, las citas deben aprobarse manualmente cuando los clientes las solicitan. Es decir, el usuario pide su cita previa a trav√©s del calendario de reservas de tu web, a t√≠ te llegar√° un aviso por email para que apruebes la cita. No obstante, si quieres que se aprueben autom√°ticamente, selecciona «Approve Immediately».

selecciona si deseas aprobar de forma automatica tus reservas

‚Ė∑ Display Options y otras opciones

En estos apartados salen varias casillas que te permiten controlar algunos botones y opciones del calendario como por ejemplo eliminar los fines de semana para que no puedan reservar o no permitir cancelaciones.

‚Ė∑ Front-End Color Settings

Aquí puedes seleccionar los colores en los que quieres que aparezca el calendario y el tablón de login para tus clientes. Aquí te recomiendo escoger los colores corporativos de tu página web para que el plugin de reservas WordPress Booked se integre a la perfección.

elegir dise√Īo y colores del calendario de reservas web

#3 A√Īade las citas previas en el calendario de reservas online

Una vez ya tienes este apartado configurado a tu gusto, es hora de poner las citas y horas disponibles en el calendario. Para ello, solo tienes que irte a la secci√≥n de «Time Slots» del plugin de reservas Booked como ves en el pantallazo.

como crear citas previas calendario reservas wordpress

Aqu√≠ ver√°s que puedes ir a√Īadiendo las citas con sus horas y huecos disponibles.¬†Simplemente elige el d√≠a de la semana, la hora a la que empieza la cita o sesi√≥n, la hora a la que termina y la cantidad de huecos disponibles que hay.

Puedes ir a√Īadiendo cada sesi√≥n de una en una haciendo clic en «single», o varias de golpe clicando en «bulk». Sea como sea, tendr√°s que ir a√Īadiendo las citas al calendario del plugin de reservas e indicar la disponibilidad de cada hora y d√≠a.

wordpress plugin reservas calendario

Una vez ya hayas a√Īadido todas las citas, si te vas a la p√°gina que creaste anteriormente (en la que pusiste el shortcode¬†[booked-calendar calendar=115]) ver√°s que ya aparecen en el calendario disponibles para que el usuario las reserve.

Cuando √©ste haga clic en reservar, se le abrir√° un peque√Īo cuadro para que introduzca sus datos (nombre, apellidos, email, etc) o, si has marcado en el apartado Booking Type para que solo puedan reservar usuarios registrados, les aparecer√° una ventana para hacer el login o registrarse si es la primera vez que entran en tu web.

reservar online web wordpress plugin

#4 Modifica los campos de reserva que el usuario debe completar

Si quieres modificar los campos que aparecen en el formulario de reserva o a√Īadir campos adicionales, ve al apartado Custom Fields y ver√°s que puedes a√Īadir m√°s. De este modo, har√°s que el cliente tenga que rellenar o seleccionar los campos que tu elijas antes de realizar la reserva.

Podr√°s a√Īadir:

  • Checkboxes.
  • Radio buttons.
  • Desplegables.
  • Campos de texto para que el usuario puedas escribir anotaciones antes de la reserva.
  • Campo √ļnico de texto.
  • Etc.

wordpress sistema de reservas plugin

Una vez que la persona haya efectuado su reserva, el plugin de reservas WordPress Booked te enviará automáticamente un email de confirmación con la información completa de la cita y del usuario.

Pero no solo a tí, ya que Booked también le enviará al cliente un recordatorio de la cita en el momento de la reserva y, si quieres, un segundo email el mismo día unas horas antes para recordárselo y que así acuda a la cita sin falta.

Estos emails ya est√°n creados y solo tienes que decidir cu√°les se mandan y en qu√© ocasiones. Tambi√©n puedes modificar su contenido desde el apartado de «Emails» del plugin de reservas Booked como te indico en el siguiente pantallazo de este tutorial.

emails reservas plugin wordpress

#5 Crea una p√°gina de cliente

Lo √ļltimo que te quedar√≠a por hacer es crear una p√°gina para que los clientes que se hayan registrado puedan ver sus citas, pedir otras o cancelarlas en caso de que hayas habilitado esta opci√≥n. Tambi√©n podr√° a√Īadirla a su calendario de Google clicando en un bot√≥n.

Para ello, tan solo tienes que ir a P√°ginas > A√Īadir nueva y poner el shortcode¬†[booked-profile]. Puedes pegarlo tal cu√°l o en un elemento de bloque de texto con el maquetador que utilices. Una vez lo pongas, ver√°s que sale un peque√Īo cuadro en las que el cliente puede ver todas sus citas pendientes.

area de cliente sistema reservas wordpress

Y si quieres ir un paso m√°s all√°, te recomiendo que a√Īadas esta p√°gina al men√ļ de tu web para que tus clientes puedan acceder f√°cilmente a ella.

¬ŅD√≥nde puedo ver las reservas v√≠a web?

Algo que me gusta mucho de este plugin de reservas WordPress es que dispone de un apartado específico con un calendario en el que puedes ver todas las citas que tienes pendientes dentro de tu web.

Para ver las reservas ve al apartado de «Appointments» y aparecer√° un calendario con ciertas fechas en rojo. Ver√°s que si haces clic salen todos los detalles de la misma que puedes ver y modificar si es preciso.

informacion de las reservas web en wordpress

Funciones adicionales del mejor plugin de reservas WordPress

Como puedes ver, este plugin WordPress de reservas por horas y d√≠as en calendario es muy completo y te permitir√° gestionar todo tipo de citas y sesiones de una manera r√°pida y eficaz. No obstante, existen varios addons gratuitos que puedes descargar e instalar para a√Īadir alguna funcionalidad adicional.

a√Īadir plugin de reservas google calendar

A√Īade tus reservas a tu Google Calendar de forma autom√°tica

Si no te gusta tener que entrar al plugin de reservas WordPress para ver las citas que tienes y prefieres hacer que todas las citas se vinculen con tu calendario de Google Calendar, basta con que instales la extensión gratuita que viene incluida con el plugin Booked y enlaces tu calendario de Google con el plugin booked.

A√Īade empleados a tus calendarios de reservas en WordPress

Si no est√°s solo atendiendo las reservas y hay varias personas trabajando contigo, como puede ser en una peluquer√≠a, puedes a√Īadir varios perfiles de empleados para que el cliente pueda seleccionar con qu√© persona quiere pedir la cita y que as√≠ cada empleado tenga un calendario propio con toda la informaci√≥n de cada cita.

Lo √ļnico que tienes que hacer es instalar el Addon Front-End Agents que viene incluido, crear los perfiles de empleado y agregar un calendario a cada uno como hemos hecho al principio del tutorial. Una vez hayas hecho esto, cada empleado tendr√° su propio calendario con sus horarios y citas..

Los empleados podrán acceder a tu web para ver las citas pendientes y el plugin de reservas booked les enviará un email automático cada vez que alguien reserve al igual que lo haría contigo como hemos visto más arriba.

A√Īade una pasarela de pago al plugin de reservas Booked

Gracias a este Addon gratuito llamado Payments with WooCommerce, podrás hacer que los usuarios puedan pagar sus citas en el momento de la reserva. De este modo, cuando el cliente seleccione una fecha y hora en el calendario de reservas del plugin, le aparecerá el método de pago que elijas (PayPal, Stripe, tarjeta, etc).

Para ello, lo √ļnico que tendr√°s que hacer es instalar WooCommerce¬†y crear un producto simple para tu cita siguiendo estos sencillos pasos:

  1. Ve a Productos > A√Īadir producto y dale un nombre, como por ejemplo «Corte de pelo mujer» y un precio
  2. A continuaci√≥n, marca la opci√≥n de»Booked Appointment Service» para indicarle a WooCommerce que no se trata de producto f√≠sico, si no que es una reserva.
  3. Ahora ve a Citas > Configuraci√≥n y dir√≠gete a la zona de campos personalizados. Simplemente haz clic en «Paid Service Selector» y agrega el producto que acabas de crear (el corte de pelo).

Y si tienes productos variables que puedan cambiar el precio seg√ļn ciertos atributos, tienes que hacerlo del mismo modo pero al crear el producto, tienes que seleccionar de tipo variable. Si no sabes c√≥mo hacerlo, aqu√≠ te dejo un enlace.

Conclusión: El mejor plugin de reservas WordPress de 2019

Como puedes ver, Booked es un plugin de reservas para WordPress muy completo para crear un sistema de reservas y calendario de citas online en tu web. De hecho, diría que está a la altura de cualquier gestor o motor de reservas web profesional de las grandes plataformas.

Te permite integrar un formulario muy rápidamente y llevar un control de las citas desde tu web o incluso vinculándolas a tu Google Calendar automáticamente. Además, como has visto, puedes hacer que te llegue un email con cada cita para que no se te escape ninguna. Y sinceramente, después de haber probado unos cuantos plugins de este tipo, no encontrarás otro tan completo a un precio tan reducido.

Y para acabar, ya sabes que si tienes alguna duda o conoces otro plugin que esté a la altura de Booked, puedes escribirme en los comentarios.

El mejor plugin de reservas para WordPress: Guía Booked para hacer un sistema de reservas

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